人事档案服务指南

一、学历提升后学籍档案如何归档

1、教职工进行不脱产进修提升学历，取得学历或学位证后，本人的学籍档案需由毕业学校通过机要方式邮寄到本校人力资源处；毕业学校要求我校开具提档函的，请本人到人力资源处开具提档函并邮寄或本人送至毕业学校，以提取学籍档案。同时，需将取得的学历和学位证复印件交至人力资源处。

2、教职工进行脱产进修提升学历，该教师人事档案随就读人员机要寄至就读学校。进修结束后返回本单位工作时，人事档案机要寄至本校人力资源处。

二、新进人员档案转入指南

1、新入校教职工的人事档案。应届毕业生，原就读学校会根据该教师的就业协议等材料将该教师人事档案机要寄至本校；从其他单位调入人员，人事档案由原单位机要寄至学校人力资源处。

2、非应届毕业的新入校教职工，档案在原工作单位或在人才市场的，需先问清本人人事档案保管单位名称，到我校人力资源处开具提档函，按相关手续办理档案转移。

三、如何查阅人事档案

1、按国家中组部规定，任何人不得查看本人人事档案；根据权责归属，部门领导可以查阅本部门教职工的人事档案。各职能部门可根据工作要求到人力资源处查阅相关人员的档案，填写《昆明冶金高等专科学校干部人事档案查借阅审批表》（在学校人力资源处网站资料下载里自行下载打印或到人力资源处领取），查档人员填写2名党员名字，其他按实际填写内容，然后由查阅部门领导签字，加盖部门公章；经人力资源处领导签字同意后方可查阅。查阅后对所看到的档案内容不得外传。

2、教职工如需查看或复印本人人事档案内的部分材料。需填写《昆明冶金高等专科学校干部人事档案查借阅审批表》（在学校人力资源处网站资料下载里自行下载打印或到人力资源处领取），查档人员填写2名党员名字，其他按实际填写内容，由本部门领导签字同意，加盖部门公章；经人力资源处领导签字同意后办理。之后由档案管理专员负责查看教职工档案材料或复印相关材料。

四、如何借阅人事档案

1、根据中组部规定，人事档案原则上概不外借，如果确因特殊原因需要借阅者，外借档案不得超过三天。借阅部门填写《昆明冶金高等专科学校干部人事档案查借阅审批表》（在学校人力资源处网站资料下载里自行下载打印或到人力资源处领取），表上备注借用，查档人员填写2名党员名字，其他按实际填写内容，由借阅部门领导签字，加盖部门公章；经人力资源处领导签字同意后办理外借手续。根据档案内容保密要求，借阅者所看到的档案内容不得外传。

2、教职工个人不得外借人事档案。