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昆明冶金高等专科学校 成人教育学院文书档案管理办法（试行） 第一条 成人教育学院的档案是在办学和教学活动中形成并经过鉴定作为历史记录，按一定规律保存起来以备查考的资料(包括文件、技术图纸、照片、影片、录音带、录像带、光碟等)，它起着凭证、依据、咨询、史料等重要作用。因此，档案管理工作应该做到制度化、规范化和科学化。 第二条 成人教育学院文书档案实行二级管理。重要档案按学校档案室规定的内容和要求，由学院办公室负责收集、整理和提供使用，在一定年限后，经学院领导审定，交学校档案室统一管理；其余文书档案由学院办公室负责定期检查、监督各科室收集、管理。要求做到收集齐全、整理有序、查阅方便。 第三条 归档范围和时间：原则上，凡学院在教学、科研、管理和党群工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件、资料(包括文字、声像带)均应归档。检查归档时间一般定为第二年四月份。
成教学院档案收集内容确定为： 一、成教学院党政领导干部经管的应予归档的各类文件和资料。 二、学院综合办公室 （1）省教委和冶金集团总公司下发的关于成人教育的各类文件。（##） （2）学校下发的各种文件。（##） （3）学院向学校发出的请示、报告及其批复。（##） （4）成教学院制订的重要规章制度。（##） （5）学院的发展规划、学年工作计划、报告、总结；经验介绍、调查资料、统计报表等。 （6）各类办学协议、合同。（##） （7）成教学院部务会议和行政办公会议记录以及重要的决定、简报或通知。 （8）重要外事活动资料(包括照片、录音、录像等)。（##） （9）各类有关财务收支情况的明细账表等。 （10）各类补贴、奖酬金发放审批、登记表。 （11）固定资产登记帐目，以及清查、报损、调拨资料。 三、教务教培科档案： （1）每学年教务工作日程、有关教学管理的文件。 （2）教学改革与专业设置方案；教学计划和教学大纲。 （3）每学年专、兼职教师教学任务统计表。专、兼职教师课时津贴和出差差旅费发放统计表、教师教学工作量登记与课时津贴核算表 （4）学校学期进程表、学院总课程表、各办学点课程表、函授日程表、考试日程表。 （5）教务工作日志。
（6）函授教育的集中面授通知。 （7）每学期教务工作总结(或教务简报)。 （8）学生注册薄；学籍卡和学籍变动材料(退学、转学、休学等)。（##） （9）各门课程考核记分册；学生考勤登记册；学生奖惩材料。 （10）毕业生成绩总表。 （11)）毕业生验印名单、办证（发证）名册、学生卡片（含各学期成绩）等。（##） （12）各门课程期末考试试题。 （13）考卷的交档、印制、保管、发放和回收、处理登记册。 （14）教学情况检查登记薄。 （15）专业和课程教学质量检查与评估综合报告(含资料)。 （16）向省教委申报的开设新专业的申请及批复。（##） 教材管理档案： (1)教材预订、供应计划表；自编、主编教材、指导书、习题集等。 (2)教材进库、出库和发放登记薄。 (3)教材价目核算征收报告。 (4)教材库房物资登记册。 (5)教材经费收支帐目。 四、学生科 （1）考生登记表(要反馈给学生进入档案)。（##） （2）每年招生生源调查与预测报告及有关资料，包括省招办公布的每年成人招生统计资料；省各院校成人高教招生的计划、招生专业、报考人数、录取结果等资料。 （3）上报省教委的招生计划与批复件。（##） （4）招生宣传文稿：省招办公布的招生简章，学校招生简章、通告、报刊。 （5）上级招生工作文件。 （6）新生录取工作总结报告。 （7）新生录检审批表。（##） （8）学生管理有关资料 第四条 每年4月份由学院领导带领学院综合办公室成员、各科室负责人 对各科(室)文件归档情况进行检查，并提出意见、建议。对于因自身原因而遗失或损坏重要档案、资料的当事人要公开追究责任；逾期不能归档的，除追究具体负责人责任外，还将追究科室主要负责人的连带责任。 第五条 已失去保存价值的档案材料，经学院综合办公室请学校办公室鉴定，报学院领导审批后可按规定予以销毁。 第六条 本办法自2003年5月起执行。 注： 1、凡##号者为重要档案，各科室要向学院办公室归档，学院办公室定期移交学校档案室。各科(室)要提交原件，保留复印件。 2、其余的档案由各科室自己保存到规定年限。
昆明冶金高等专科学校成人教育学院 二OO三年四月三十日 |