根据昆冶高专政字（2000）第6号文件《关于下发实施〈昆明冶金高等专科学校档案管理办法〉的通知》，结合外语学院实际，制定本制度。
一、学院秘书负责本院文件及教学档案的接收、整理、分类、立卷、保管和移交工作。
二、接收文件要有完整的收文登记记录，归档的文件材料必须做到完整、准确、系统，书绘工整，字迹清楚。
三、来文要及时送学院领导传阅、处理；上报材料要留底、登记、存档。
四、教学档案归档范围：
1、 优秀毕业论文及评审意见。
2、 教师授课计划。
3、 课堂教学材料、课程进度表、优秀实习报告。
4、 教师工作量核算、登记材料。
5、 学生成绩登记、汇总。
五、存放档案要有专用柜，排架有序，确保安全和便于查找。
六、文件及档案的借阅，须经系领导批准，并在当日归还，不得带走或复印。
